ビジネススキルの中でタスク管理は仕事をしていく上で欠かせないスキルです。
タスク管理が出来ていないと、何から手を付けていいのか分からなくなり、
仕事がいつまでたっても片付きません。
いつもまでに終わらせばいいのか、というスケジュール管理を
しながら仕事をしていくことで、仕事の効率化に繋がります。
・仕事の終わりが見えず、毎日残業している
・働き方改革で残業が出来なくなって困っている
そんな悩みを持っている方は、一緒に仕事のやり方を見直してみましょう。
なぜタスク管理、スケジュール管理が必要なのか
なぜタスク管理・スケジュール管理をする必要があるのでしょうか。
上手に管理が出来るようになると、たくさんメリットがあります。
タスク管理をするメリット
- 仕事の優先順位が分かり、締め切りに間に合わないなどのトラブルを回避できる
- やるべき仕事が分かることで、目標が分かり、仕事を進めやすくなる
スケジュール管理をするメリット
- やるべきことを明確にして、無駄なタスクを削減して効率化が出来る
- 残業時間を削減できる
- ゆとりが生まれ、その時間で他の仕事やスキルアップの時間に費やすことが出来る
タスク管理、スケジュール管理をするポイント
具体的にどのように管理していくべきでしょうか。
ポイントを説明します。
タスクを洗い出す
何から手を付けたらいいのか分からない方は、
まずはどんなタスクがどれだけあるのか把握しましょう。
2. リストアップしたタスクを内容別にグループ分けする
3. 期限・締め切りを確認する
期限のないものは可能な限り期限を設定してください。
設定しないといつまでたっても終わりません。
期限のないものは、やる必要がない仕事とも考えられますので、
本当に必要なタスクか取り組む前に確認しましょう。
優先順位を決める
効率化するために、どれから始めるのかを決めましょう。
決める基準は緊急度と重要度に着目します。
締め切り（期限）も把握して整理をする必要があります。
優先順位、重要度、締め切りを把握するだけで、順番が分かりスッキリするはずです。
参考文献：「7つの習慣」著者：スティーブン・R・コヴィー
7つの習慣という本の中で、タスク管理法「緊急と重要度のマトリクス」を提唱しています。
緊急性をヨコ軸、重要度をタテ軸に取り、A~Dまでにタスクを割り振ります。
仕事を4つにわけることにより、常にAに追われて他の仕事に回らなかったり、
全てAに思えてしまい、仕事に追われていつまでも仕事が終わらないと
思い込んでいる可能性があります。
4つに分けて順番に効率よくこなしていくことで、
仕事上でトラブルが少なくなり、仕事に追われることがなくなります。
A、重要かつ緊急な仕事
最優先で行います
B、緊急でないが重要な仕事
ここが一番価値があるものです。
出来るだけ多くの時間を割いて優先的に行いましょう。
c、重要ではないが緊急な仕事
価値はないが、締め切りがあるものです。
なるべく時間をかけないように迅速に対応すべき仕事です。
チームに協力を要請するなどして効率的に処理しましょう。
D、緊急でも重要でもない仕事
なるべく削減したい仕事。本当にやる必要があるのか見直してみましょう。
スケジュール管理も忘れずに、期限は守る
重要度が低くても、期限が迫っているものもあります。
重要度は低くても緊急性が高ければ優先する必要があります。
スケジュール管理はどのように管理していますでしょうか。
- 個人的な管理方法：メモ、スマホ、カレンダー
- チームでの管理方法：Google スプレッドシート、Trello
会社によってはスケジュール管理ツールが完備されている場合もあるかもしれません。
会社はチームで動くので、メンバー全員がスケジュールを把握しておく必要があります。
スケジュール管理が共有できていないと、どこまで進んでいるのか分かりません。
最悪の場合、期限に間に合わくなるリスクがあります。
スケジュール管理状況を全員で把握し、共有することが仕事の効率化に繋がります。
まとめ
タスク管理をスケジュール管理とセットで行う事で、業務効率化が図れ、目標達成や結果に繋がります。
チームワークも円滑に仕事を進めることが出来ることが分かりました。
現状の仕事がなかなか終わらず、チームワークも良くない場合には
タスク管理とスケジュール管理を見直してみましょう。
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